Il punto di arrivo finale per gli strumenti di condivisione e lavoro in team è il co-editing, ossia quell’insieme di funzioni che consente a più persone di collaborare, contemporaneamente, sugli stessi documenti.
In una prima fase, collaborazione è stata essenzialmente sinonimo di condivisione dei documenti e accesso a una piattaforma Web che permetteva di modificarne i contenuti. Questo ha rappresentato un enorme balzo in avanti rispetto al tradizionale rimpallo di versioni successive scambiate tramite posta elettronica e anche all’accesso ai file memorizzati sul server locale, con i conseguenti problemi di concorrenza, riconciliazione delle modifiche e blocco dei file aperti.
Tradizionalmente, infatti, questo genere di problematiche si risolve con un sistema di controllo delle versioni, un vero e proprio server centralizzato che conserva tutti i file e li affida per le modifiche ai vari membri del team, bloccandone l’accesso a tutti gli altri fino al “commit”, ossia al salvataggio della nuova versione da parte dell’utente che aveva richiesto il file.
Questa organizzazione del lavoro, in molte varianti più o meno evolute, continua a essere utilizzata con successo nel settore dello sviluppo (di software, app e siti Web), ed è alla base di molti repository di codice spesso accessibili pubblicamente, come il notissimo Github.
Queste soluzioni si adattano bene al trattamento di file testuali ma vanno invece in difficoltà quando si passa a gestire documenti più complessi, come fogli di calcolo, presentazioni, testi formattati e impaginati. Ma anche in questi casi la necessità di collaborare sugli stessi file è sempre più pressante; se si lavora nello stesso ufficio è relativa mente facile, anche se magari non ottimale, ritrovarsi davanti allo stesso schermo per modificare insieme un documento, ma se invece si lavora in luoghi separati si può soltanto sperare in un aiuto tecnologico.
Per fortuna, ormai da qualche anno esistono diverse soluzioni interessanti anche per la modifica concorrente delle principali tipologie di documento. La suite di produttività online di Google, per esempio, offre strumenti di co-editing robusti ed evoluti. Più utenti che condividono l’accesso allo stesso documento possono infatti utilizzare l’interfaccia Web di Google Documenti, Fogli o Presentazioni per lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti; ogni partecipante alla sessione vedrà il punto, la pagina o la cella su cui stanno intervenendo gli altri membri del gruppo.
Il co-editing richiede attenzione, poiché più persone si trovano a modificare lo stesso documento (e, potenzialmente, la stessa frase o la stessa cella) nel medesimo istante; per questo, è opportuno fare attenzione ai cursori che indicano dove stanno agendo gli altri membri del gruppo e tenersene alla larga per quanto possibile, lasciando loro il tempo di completare le modifiche prima di intervenire.
È anche utile sfruttare le funzioni di commento per spiegare i motivi che hanno portato a una modifica o a una correzione (quando non sono subito evidenti). Se la suite di Google ha avuto il ruolo di apripista per il co-editing in tempo reale, Microsoft ha rapidamente colmato il divario rispondendo con l’implementazione di funzioni analoghe anche nella suite Office. Ci sono però alcuni vincoli: per poterle utilizzare, infatti, i documenti devono essere salvati nel cloud tramite OneDrive o SharePoint.
La modifica concorrente è disponibile sia per le interfacce di editing basate sul Web sia, e questa è una funzione esclusiva, nelle applicazioni native, dove affiancano (e in parte sostituiscono) i tradizionali strumenti di revisione offline. Il co-editing è supportato da Word e PowerPoint a partire dalla versione 2010, dall’ultima versione di Excel per Office 365 e dalle app per dispositivi mobile.
