Quando Outlook smette di rispondere, diventa difficile persino recuperare un numero da una firma o preparare una risposta urgente. La prima reazione, però, non deve essere cancellare tutto: una parte della posta può essere rimasta memorizzata sul computer e continua a essere consultabile anche mentre il servizio è interrotto.
Il guasto di Microsoft 365, iniziato giovedì 12 novembre, ha coinvolto soprattutto le caselle Exchange Online, il calendario di Teams e alcune funzioni di Copilot. Nel bollettino di venerdì 13 novembre alle 11:01, Microsoft parlava di un ripristino graduale e ancora a singhiozzo.
Non cancellare le copie locali
La priorità è preservare i dati già disponibili. Svuotare la cache o ripetere senza criterio il reset della password non risolve un problema che risiede nei server e può aggravare la perdita di accesso alle email. Eliminare le copie archiviate sul PC priverebbe l’utente dei messaggi fino alla prossima sincronizzazione completata, senza una data certa per il suo arrivo.
Chi utilizza la modalità Exchange con cache di Outlook classico dispone invece di una copia locale della posta. I messaggi scaricati prima del guasto dovrebbero essere ancora leggibili dalla copia locale nella modalità Exchange con cache di Outlook classico. La procedura prevede di selezionare Invia/Ricevi > Lavora offline: in questo modo il client utilizza soltanto i dati presenti sul disco, senza interrogare il server irraggiungibile. Al ritorno del servizio, l’opzione dovrà essere nuovamente disattivata.
Un limite importante riguarda la sincronizzazione: per gli account Exchange e Microsoft 365, l’impostazione predefinita conserva soltanto gli ultimi 12 mesi. Di conseguenza, una email più vecchia potrebbe non trovarsi nella copia disponibile.
La posta nel nuovo Outlook
Nel nuovo Outlook, le impostazioni si raggiungono da Impostazioni > Generale > Offline. L’accesso senza connessione è di solito già attivo e mantiene per 30 giorni la posta, comprese le cartelle standard, come posta in arrivo e posta inviata, e i preferiti. Le email depositate in cartelle personalizzate, invece, possono non essere incluse.
La disponibilità dei dati dipende anche dallo spazio libero sul disco e dall’ultima sincronizzazione riuscita prima dell’interruzione. Se il nuovo Outlook è già aperto e visualizza i messaggi, conviene lasciarlo in tale stato: Per aprire o riavviare il nuovo Outlook serve una connessione, quindi non va chiuso se è già aperto e mostra i messaggi.
Su Mac, Outlook può utilizzare i dati memorizzati localmente. Anche su iPhone e Android restano accessibili gli scambi già scaricati nell’app, purché la sincronizzazione e le regole aziendali lo consentano. Va però considerato che gli allegati non sempre vengono scaricati insieme al messaggio: un PDF necessario potrebbe essere rimasto soltanto sul server.
Le bozze e i limiti delle opzioni offline
Chi deve comporre un messaggio può registrarlo come bozza. Un’email collocata nella posta in uscita, infatti, potrebbe essere inviata automaticamente al ripristino del servizio, quando il suo contenuto potrebbe essere ormai superato. Prima di riprendere l’attività ordinaria è quindi necessario controllare quella cartella.
Le funzioni offline non risolvono l’interruzione dei server: le opzioni offline funzionano solo con i dati già presenti sul dispositivo e non scaricano i messaggi rimasti sui server. Analogamente, l’installazione di un’altra app di posta non bypassa il guasto se la casella è ospitata nei data center Microsoft, perché l’accesso dipende comunque dai servizi non disponibili.
Continuare a lavorare sui documenti
Per i file, conviene aprire Esplora file di Windows e osservare la colonna Stato di OneDrive. Una nuvola blu segnala un documento disponibile soltanto online, quindi non apribile durante il guasto. Una spunta verde, su fondo bianco o racchiusa in un cerchio verde pieno, indica invece un file già presente sul PC.
Un documento indispensabile può essere mantenuto sul dispositivo selezionando Mantieni sempre su questo dispositivo con il tasto destro. La misura, tuttavia, ha efficacia soltanto se OneDrive riesce ancora a completare il download: per i file rimasti online senza una copia locale non esiste una soluzione immediata.
Word ed Excel, se installati e attivati, possono essere utilizzati per modificare i file locali. Per chi dispone soltanto delle versioni web, LibreOffice e ONLYOFFICE Desktop Editors costituiscono alternative gratuite. Nessuna delle due, però, permette di recuperare un documento rimasto chiuso nel cloud.
Canali alternativi e monitoraggio
Per comunicazioni che non possono attendere, restano utilizzabili i canali autorizzati dall’azienda e funzionanti, come telefono, SMS o un’altra applicazione di messaggistica. Un indirizzo di emergenza fornito o approvato dall’organizzazione consente di scambiare nuove email, ma non rende visibili quelle destinate alla casella Microsoft.
Il decorso dell’interruzione può essere seguito mediante la pagina di stato dei servizi Microsoft e l’account Microsoft 365 Status su X. Entrambi sono i riferimenti indicati per osservare l’evoluzione del guasto e i tempi del ripristino.
